Wissenswertes zur aktuellen Programmversion

Die aktuelle Programmversion von BeeCollect Professional lautet 1.7.5.x.

Mit diesem Release werden zwei neue Module in das System eingefügt sowie ein bereits vorhandenes umfangreich erweitert: neu hinzugekommen sind die Module Provenienz und Geografische Referenzen, erweitert wurde das Modul Historische Ereignisse. Mit dieser Überarbeitung wird die Möglichkeit der wissenschaftlichen Dokumentation verschiedener Sachverhalte, vor allem aber der Objektgeschichte und Provenienz, in BeeCollect Professional deutlich erweitert.

Mit den neuen Funktionen geht eine leichte Überarbeitung der Benutzeroberfläche einher. Viele Elemente werden nun größer und deutlicher dargestellt, Parameter wie die Schriftgröße von Feldinhalten und Beschriftungen lassen sich nun auf Benutzerebene individuell einstellen.

Im folgenden sollen kurz die oben genannten Punkte etwas ausführlicher beschrieben werden.

Neue und überarbeitete Module "Geografische Referenzen", "Historische Ereignisse" und "Provenienz"

Die leicht veränderte Gruppierung der Module im Startmenü deutet den erweiterten und veränderten Fokus im Bereich der wissenschaftlichen Dokumentation bereits an: Eine neue Kategorie „Dokumentation“ umfasst nun die folgenden Module:

• Personen / Organisationen
• Literatur
• Historische Ereignisse
• Geografische Referenzen
• Provenienz

Damit werden nun für wichtige Fragen der Dokumentation (wer, wo, was, warum) die passenden Werkzeuge deutlich konsequenter bereitgestellt: Die neuen bzw. überarbeiteten Module ermöglichen eine differenzierte Erfassung geografischer Referenzen – von historischen Orten bis zu aktuellen Bezügen –, die strukturierte Beschreibung historischer Ereignisse sowie eine präzise Abbildung von Provenienzen, etwa in Form von Besitzwechseln, Sammlungen oder Auktionen.

Ein besonderer Fokus liegt auf der Vernetzung: Alle genannten Entitäten können miteinander sowie mit Personen und Literatur in Beziehung gesetzt werden, sodass Zusammenhänge nachvollziehbar und wissenschaftlich belastbar dokumentiert werden. Ergänzend lassen sich zu jeder Entität Medien, Weblinks und persistente Identifikatoren (URIs) hinterlegen. Durch die Unterstützung normierter Vokabulare wird zudem eine bessere Vergleichbarkeit und Anschlussfähigkeit an externe Datenquellen erreicht.

Geografische Referenzen

Das Modul „Geografische Referenzen“ dient der umfassenden Dokumenation von historischen und/oder aktuellen Orten, die im Kontext der Sammlungsdokumentation relevant sind.

Hier erfasste Orte können in den Modulen Sammlung, Personen/Organisationen, Literatur, Historische Ereignisse und Provenienz referenziert werden. Für die detaillierte Erfassung steht neben Text- und Listenfeldern auch eine spezialisierte Liste für die Erfassung von Koordination aus verschiedenen Systemen zur Verfügung.

Historische Ereignisse

Das Modul „Historische Ereignisse“ existiert in BeeCollect Professional schon von Anfang an, hat aber mit der aktuellen Version zum einen eine neue Oberfläche erhalten, zum anderen wurden zahlreiche neue Funktionen hinzugefügt:

Das Modul bietet nun eine Navigationsübersicht, um verknüpfte Informationen strukturiert und übersichtlich darzustellen. Neben zahlreichen Textfeldern gibt es Beziehungen zu Sammlungsobjekte, Personen/Organisationen, Literatur und geografischen Referenzen. Au0erdem besteht die Möglichkeit, Medien, Weblinks und URIs zu hinterlegen. Damit wird das Modul zu einem wichtigen Baustein der wissenschaftlichen Dokumentation innerhalb von BeeCollect Professional.

Provenienz

Die Erfassung von Provenienz als Herkunftsgeschichte von Sammlungsobjekten war im Modul Sammlung über das Panel Provenienz auch bisher schon möglich. Das neue Modul Provenienz bietet darüber hinaus nun die Möglichkeit, einzelne Provenienzereignisse oder -umstände als eigenständigen Datensatz abzubilden.

Das neue Modul bietet neben verschiedenen Textfeldern eine detaillierte Datierungsfunktion, Bezüge zu Sammlungsobjekten, Personen/Organisationen, Literatur, Historischen Ereignissen und geografischen Referenzen. Über die Möglichkeit, provenienzspezfische Merkmale wie Stempel, Etiketten, Siegel, Marken oder ähnliches inkl. entsprechender Abbildungen zu hinterlegen kann die Zuordnung und der Nachweis von Sammlungsobjekten zu bestimmten Provenienzereignissen erleichtert werden. Die Möglichkeit, auch mehrsprachige Texte, Uris, Medien und Weblinks mit einem Provenienzereignis verknüpfen zu können rundet die Möglichkeiten ab.

Im Modul Sammlung wurde das Provenienzpanel erweitert und bietet nun die Möglichkeit, neben der direkten Eingabe von Provenienzereignissen auch den Bezug zu einem bereits erfassten Ereignis herzustellen.

Daneben wurde hier auch die Sichtbarkeit der Provenienzampel verbessert.

Verbesserung der Unterstützung von BeeCollect Web

Mit dem Modul Web haben wir schon vor geraumer Zeit die Möglichkeit geschaffen, Inhalte in BeeCollect Professional zu verwalten, die in BeeCollect Web präsentiert werden sollen, aber über den Rahmen einer klassischen Online-Datenbank hinausgehen. Über das Modul Web können Teaser, Artikel oder Galerien erzeugt werden, die in BeeCollect Web auf verschiedenen Ebenen, z.B. einer Landingpage, angezeigt werden. Dabei können wie in einem Content Management System üblich die Freigabe und der Veröffentlichungszeitraum frei festgelegt werden.

Da sich diese Funktion bei unseren Kunden immer stärker eingesetzt wird, haben wir mit Version 1.7.3 einge neue Funktionen hinzugefügt.

Hierarchische Gliederungs von Teaser, Artikel und Galerien

Für die Schaffung verschiedener Informationsebenen, in die man als Besucher auf Wunsch eintauchen kann, ist es jetzt möglich Teaser, Artikel und Galerien hierarchisch zu verschachteln. Dadurch lässt sich eine Baumstruktur erstellen, die auch komplexe Navigationsschemata ermöglicht. Als Nebeneffekt wird die Übersichtlichkeit gesteigert, wenn viele Elemente zu verwalten sind.

HTML-formatierbare Texte in mehreren Sprachen

Um bei der Erfassung der Inhalte Einfluss auf die Gestaltung in BeeCollect Web nehmen zu können, lassen sich nun Texte auf der Ebene der Teaser, Artikel und Galerien in HTML formatieren.

HTML-formatierbare Texte in weiteren Modulen

Mit Version 1.7.3 besteht nun auch die in den folgenden Modulen die Möglichkeit, Texte in mehreren Sprachen und bei Bedarf HTML-formatiert zu erfassen:

• Personen / Organisationen
• Literatur
• Historische Ereignisse
• Adressen

Bereits seit früheren Versionen existiert diese Möglichkeit in den Modulen:

• Sammlung
• Ausstellung

Damit lassen sich nun in allen für BeeCollect Web relevanten Modulen entsprechend in der Onlinesammlung verwendbare Texte ablegen.

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie die oben genannten Features in Ihrer BC Web-Instanz nutzen möchten, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, bevor Sie ggf. Änderung an bereits erfassten Inhalten vornehmen. Für die korrekte Verarbeitung und Anzeige in BeeCollect Web ist es ggf. notwendig, Ihre BeeCollect Web-Instanz und die verwendeten Templates zu aktualisieren.

Implementierung der Unterstützung von NetX

NetX ist ein weit verbreitetes Digital Asset Management System, welches sowohl on premise als auch über die Cloud verwendet werden kann. Es bietet alle Funktionen, die man von einem modernen DAMS erwartet, erreichbar sowohl über eine Weboberfläche als auch über eine Programmierschnittstelle (API).

Mit BeeCollect Professional 1.7.2 bieten wir die vollständige Integration dieses DAMS in unsere Software. Es ist direkt aus BeeCollect Professional heraus möglich, Assets in NetX hochzuladen, Assets mit Datensätzen in BeeCollect Professional zu verknüpfen und diese im Programm anzuzeigen. Über BeeCollect Media 2.0 besteht darüber hinaus die Möglichkeit, Medienverknüpfungen regelbasiert automatisiert zu erstellen und Metadaten zwischen BeeCollect Professsional und NetX bidirektional zu synchronisieren.

Hinweis: Mit der Einführung von NetX entfällt perpektivisch die Unterstützung des DAMS Cumulus durch BeeCollect Professional. In Version 1.7.2 ist die Unterstützung für Cumulus noch enthalten, ab Version 1.8 wird diese dann nicht mehr verfügbar sein. Grund dafür ist die von Canto aufgekündigte Weiterentwicklung von Cumulus.

KI-Integration über MCP

Mit Programmversion 1.7 schaffen wir in BeeCollect Professional die Voraussetzungen für eine leistungsfähige KI-Integration. Diese wird mit den nächsten Releases schrittweise ausgebaut. Die offizielle Vorstellung der damit verbundenen Möglichkeiten erfolgt im ersten Quartal 2026.

Im aktuellen Release bereits enthalten sind Erweiterungen der Module Datenmodell, Module und Einstellungen um Funktionen zur MCP-konformen Dokumentation des BeeCollect Daten- und Funktionsmodells.

Hinweis: Diese Funktionen kommen in der aktuellen Version noch nicht zum Einsatz, es findet also keinerlei Kommunikation mit einem KI-Modell statt. Weitere Informationen zur KI-Integration in BeeCollect Professional finden sich hier.

Flexibilisierung des Datenmodells

Die Datenstruktur von BeeCollect Professional lehnte sich ursprünglich in gewissem Maße an die von MuseumPlus Classic an. Das war trotz aller damit verbundenen Nachteile so gewünscht, um die Migration aus diesem System in BeeCollect Professional möglichst einfach und verlustfrei zu gestalten. Inzwischen spielen Migrationen aus diesem System allerdings so gut wie keine Rolle mehr, die meisten unserer neuen Kunden steigen von anderen Systemen auf BeeCollect Professional um. Daher ist nun der Zeitpunkt gekommen, einige Veränderungen an der Datenstruktur vorzunehmen, um neue Funktionen realisieren zu können.

Die Verwendung von normiertem Vokabular, die Qualifizierung von Daten über globale Schlüssel wie URIs, die mehrsprachige Dokumentation, die vereinfachte Erfassung von Daten mehrerer Module in einer Erfassungsmaske - diese Anwendungsszenarien spielen eine immer größere Rolle im Alltag unserer Kunden und ließen sich mit der bisherigen Datenstruktur nur teilweise realisieren.

Mit der nun begonnenen Aktualisierung machen wir den Weg frei für neue Funktionen und Möglichkeiten.

Integration von BeeCollect Web

Immer mehr unserer Kunden nutzen die Möglichkeit, mit Hilfe von BeeCollect Web die geleistete Dokumentationsarbeit, aber auch virtuelle Ausstellungen und Veranstaltungshinweise online zu präsentieren. Die Kombination aus BeeCollect Professional und BeeCollect Web ist dabei optimal aufeinander abgestimmt: Im Web-Modul von BeeCollect Professional können klassische Content-Management-Aufgaben wie die Gestaltung von Teasern oder die Pflege von Highlights vorgenommen werden, während inzwischen in allen relevanten Modulen von BeeCollect Professional auf der Ebene der Datensätze, aber auch in den Detaildaten gezielt Inhalte für die Onlinepublikation aktiviert werden können.

Besonders leistungsfähig ist hier die Schnittstelle zwischen beiden Systemen, die es erlaubt, in kurzer Zeit Aktualisierungen online zu stellen und direkt in BeeCollect Professional jederzeit den Überblick zu haben, welche Inhalte aktuell online zu sehen sind.
Hier enthält das aktuelle Release von BeeCollect Professional viele kleine Verbesserungen, welche dieses Zusammenspiel noch weiter verbessern.

Einführung des BeeCollect Servers

Der BeeCollect Server ist eine neue Komponente von BeeCollect Professional, welche die Leistungsfähig des Gesamtsystems verbessert. Bestimmte Funktionen werden künftig nicht mehr lokal in der Clientapplikation, sondern zentral auf einem Server ausgeführt. Das spart Ressourcen und steigert die Geschwindigkeit. Außerdem eröffnet es die Möglichkeit, bestimmte Prozesse ganz unabhängig von laufenden Client-Applikationen ausführen zu können.

So wird beispielsweise die Synchronisation des Volltextindex mit der SQL-Server-Datenbank auf dem BeeCollect Server ausgeführt. Künftig werden auch alle Profile von BeeCollect Media und BeeCollect Sync Bestandteil des BeeCollect Server werden, so dass diese Funktionen einfach und unkompliziert direkt aus BeeCollect Professional heraus gesteuert werden können.

Der BeeCollect Server stellt dabei für die Kommunikation mit BeeCollect Professional eine RestAPI zur Verfügung.

Weitere neue Features

Veranstaltungskalender

Um die Benutzung des Veranstaltungskalenders weiter zu vereinfachen, wurde die Möglichkeit der Tastatursteuerung in der Ansicht „Monatskalender“ implementiert. Folgende Tastaturkommandos stehen nun zur Verfügung:

• <Cursor><links|rechts|hoch|herunter>: Bewegen zwischen den einzelnen Tagen. Bei Erreichen der ersten bzw. letzen Woche führt eine weitere Betätigung von <Cursor><hoch> bzw. <herunter> zum Scrollen zur vorigen bzw. nächsten Woche.
• <Shift> + <Cursor><hoch|herunter>: Scrollen zur vorigen bzw. nächsten Woche.
• <Space>: Auswahl des ersten Veranstaltungseintrags im aktuellen Tag. Mit <Cursor><hoch|herunter> können nun die einzelnen Veranstaltungen des Tages durchlaufen werden. Diese Zustand kann mit <Esc> verlassen werden.
• <Esc>: Verlassen der Navigation innerhalb der Tagesliste.
• <Enter>: Bei einer markierten Veranstaltung wird diese im Modul Veranstaltung geöffnet.
• <+>: Eine neue Veranstaltung wird am ausgewählten Tag im Modul Veranstaltung erzeugt.